Inden man kan indsætte en indholdsfortegnelse, skal Word gøres opmærksom på, hvad der er overskrifter m.m. Dette gøres ved hjælp af "typografier" (Foruddefinerede skrifttyper/farver/størrelser m.m.)

Ved at vælge en bestemt typografi til et bestemt formål, kommer f.eks. alle overskrifter/al brødtekst til at se ens ud, og det er herefter nemt at indæstte en indholdsfortegnelse.